Должностная инструкция офис менеджер отдела документооборота

Категории Должностные инструкции

Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций. Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям. Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений. Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы. Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.

Офис-менеджер

Должностная инструкция офис-менеджера Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности. Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно. Общие положения 1. Офис-менеджер относится к категории специалистов. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации. В своей работе офис-менеджер руководствуется: — действующим законодательством; — трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

На время отсутствия офис-менеджера отпуск, командировка и пр. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность. Должностные обязанности офис-менеджера Офис-менеджер: 1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса: — организует проверку офисного оборудования компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.

Ведет делопроизводство. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации. Права офис-менеджера 1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ. Ответственность офис-менеджера Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей. Общие положения Должностная инструкция определяет должностные обязанности, полномочия и ответственность, а также условия работы офис-менеджера структурного подразделения далее Подразделения.

Офис-менеджер назначается на должность и освобождается с должности в соответствии с действующим трудовым законодательством приказом генерального директора компании. Офис-менеджер подчиняется руководителю Подразделения. В период временного отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение указанных обязанностей. В своей работе руководствуется и должен знать: Структуру компании, месторасположение структурных Подразделений адреса , должности и имена руководителей, ведущих специалистов компании. Организацию и стандарты делопроизводства. Основы делового этикета, навыки ведения деловых в т. Образцы, формы, шаблоны и стандарты документов, принятые в компании.

Разновидности и структуру документов, методы, правила и особенности их составления, оформления. Положения, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия. Порядок систематизации и ведения документации, методы обработки и хранения корреспонденции. Принципы организации снабжения офиса Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. Правила пользования оргтехникой и ПК. Правила внутреннего трудового распорядка.

Должностная инструкция офис-менеджера Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец года.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Подводные камни профессии офис-менеджера 15 июня На рынке труда Украины работники проф. Работодатели активно ищут офис-менеджеров, секретарей, администраторов. Иногда нелегко сориентироваться в обилии предложений и правильно определить, какие навыки следует указать в своем резюме. Чтобы ответить на наиболее острые вопросы соискателей, проанализируем требования к претендентам на должность офис-менеджера.

Офис менеджер обязанности

Заключение Профессия офис-менеджера Офис-менеджер — это специалист, который контролирует документооборот, обеспечивает эффективное функционирование офиса и является посредником между руководством и подчинёнными или структурными подразделениями. Функциональные обязанности этого сотрудника, равно как и требования к нему, у разных работодателей отличаются. Рабочим местом офис-менеджера чаще всего является приёмная компании и кабинета руководителя. Эту должность часто путают с работой секретаря. Данные профессии действительно во многом похожи, но существенная разница между ними всё же есть.

Должностная инструкция офис менеджера

Ввиду того что законом не предусмотрена унифицированная форма должностной инструкции офис-менеджера года, работодатель имеет право самостоятельно определять обязанности и функционал специалиста в данной должности в конкретной компании. Полезная статья: Узнайте, как превратить минусы работы секретаря в плюсы По усмотрению руководства инструкция может быть расширена и дополнена необходимыми для нормального функционирования офиса обязанностями. К обязанностям данного специалиста прежде всего относится обеспечение документооборота. Следовательно, он может заниматься работой с корреспонденцией, формированием дел, подготовкой и согласованием проектов официальной документации. В некоторых компаниях для выполнения этих задач выделяют отдельного делопроизводителя. Однако в большинстве случаев эти задачи поручают офис-менеджеру Должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика Профессия офис-менеджера часто подразумевает совмещение разноплановых обязанностей. Специалист в этой должности должен успешно справляться с задачами секретаря, завхоза, администратора, делопроизводителя.

Полезное видео:

Должностная офис менеджера

Заключение Должность офис-менеджера: как правильно составить должностную инструкцию Основной дилеммой кадрового менеджера является выбор критериев для составления должностной инструкции. Часто на практике — это формальный и типовой документ, который подписывают все сотрудники. Он составляется по универсальной форме и на высоком уровне описывает основные должностные функции человека, который должен управлять офисом. Недостаток такого подхода в том, что эти обязанности не отражают бизнес-процессы фирмы и их особенности. Это, в свою очередь, может привести к нарушению коммуникаций между сотрудниками и созданию напряженного рабочего фона. При этом среди профессиональных кадровиков существует мнение, что должностные инструкции являются и могут быть реальным инструментом управления взаимоотношениями с персоналом. Говоря о персонализации данного документа, конечно, не стоит дотошно вносить все функции, при этом нужно показать связь между корпоративной и учетной политикой компании, а также с описанными бизнес-процессами.

Подводные камни профессии офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности : 2. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.

Должностная инструкция офис-менеджера. Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими.

Должностная инструкция офис-менеджера — образец (2016)

Открыть в формате WORD 1. Общие положения 1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия болезнь, отпуск начальника отдела кадров. В период временного отсутствия болезнь, отпуск замещает офис-менеджера начальник отдела кадров. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности: -законодательными актами РФ; -Положением о внутреннем распорядке рабочего времени; -Положениями об отделах Компании; -нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; -настоящей Должностной инструкцией. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники факса, копира, сканера, принтера , программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

Должностная инструкция офис менеджера: разбираем типовой образец

Но так ли бесполезна подобная работа? Офис-менеджер — кто это? Каков круг его обязанностей? Профессию офис-менеджера часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер — кто это? Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.

Должностная инструкция офис-менеджера

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ — во избежание дублирования профессиональных обязанностей. Должностная инструкция может быть написана как от руки что в последние годы встречается крайне редко , так и напечатана на компьютере. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

Viber Выполнение обязанностей согласно должностной инструкции — залог успешной работы офис-менеджера В этой должностной инструкции офис-менеджера вы найдете полный перечень обязанностей, программу обучения, а также готовый шаблон вакансии офис-менеджера. Офис-менеджер — это специалист, выполняющий важные управленческие и организаторские функции компании. От качества его труда зависит слаженность работы всего офиса. Однако, чтобы хорошо выполнять свои обязанности, офис-менеджеру необходимо четко придерживаться должностной инструкции.